ACTIVIDAD 8. Sistemas de Organización de Archivos

8. ORGANIZACIÓN ALFABÉTICA

Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios.  Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.

ORDENACIÓN ALFABÉTICA DE PERSONA NATURALES: Se toman cuatro unidades de ordenación, siendo la primera el primer apellido, la segunda el segundo apellido, la tercera el primer nombre y la cuarte el segundo nombre.

UNIDAD 1               UNIDAD 2               UNIDAD 3               UNIDAD 4    

González                 Pardo                      Luís                        Miguel

Martínez                  Gutiérrez                 María                      Elena 

Zabala                     Romero                   Marco                     Antonio

ORDENACIÓN ALFABÉTICA DE RAZONES SOCIALES

UNIDAD 1               UNIDAD 2               UNIDAD 3

Coopertrans            Ltda.  

Banco                     BBVA

Clínica                    Santo Tomas S.A.   

ORGANIZACIÓN POR ASUNTO

ES en el que se agrupan todos los documentos de una misma materia, asunto, o tema. Se conoce también como archivo temático.

Se trata pues, de archivar los documentos de acuerdo con su contenido.

Este sistema de organización alfabetico por asuntos se puede organizar de dos formas:

1.        TIPO DICCIONARIO

Cada asunto se archiva por su respectiva letra.

EJEMPLOS.

-       Sistema de Publicidad: Por la letra S

-       Mercado Internacional: Por la letra M

-       Ventas Nacionales: Por la letra V

2.       TIPO ENCICLOPEDIA

Cosiste en seleccionar asuntos principales, ordenarlos alfabéticamente y a cada grupo asignarle el nombre de los asuntos.

Las guías principales llevan el nombre del grupo, y detrás las carpetas relacionadas con este grupo.

EJEMPLO.

DOCUMENTOS DE PUBLICIDAD (Grupo Principal)

En Periódico: (subgrupo)

-       El Espectador

-       El País

-       El Tiempo

En Radio: (subgrupo)

-       Candela

-       La Mega

-       Los 40 Principales

-       Radioactiva

-       Tropicana

En TV: (subgrupo)

-       Caracol

-       CITY TV

-       RCN

ORGANIZACIÓN NUMÉRICA

Existen dos tipos de ordenación numérica:

1.    CRONOLÓGICA: Se ordena el archivo según la fecha de expedición o recepción de cada documento.

2.    POR CÓDIGO: A cada grupo o documento se le asigna un código.

ORGANIZACIIÓN GEOGRÁFICA

Está compuesta por dos partes (Archivo Principal y Fichero o Tarjetero Auxiliar)

1.    ARCHIVO PRINCIPAL: Es el que contiene todo el material para organizar la documentación en el archivador:

-       Grupos o Subguías: con nombres de divisiones geográficas, guías alfabéticas para agrupar las carpetas de los clientes.

2.    TARJETERO: En el sistema alfabético geográfico se hace indispensable el uso de un tarjetero donde se organicen las tarjetas con los nombres de cada carpeta por orden alfabético, para poder localizar los documentos de los clientes en el archivo.

DIVISIÓN GEOGRÁFICA.

De acuerdo con la naturaleza del negocio, el archivo geográfico puede dividirse por:

·      Países- Estados- Departamentos- Ciudades- Carpetas de clientes

·      Países- Ciudades- Clientes

·      Zonas- Departamentos- Ciudades- Clientes

EJEMPLO

ZONA	DEPARTAMENTO	CIUDAD	CLIENTE
Suroccidental	Valle	Cali	Marta Ochoa
			Supermercados la 14
		Palmira	Banco de Bogotá
	Tolima	Ibagué	Restaurante Cerro de Pacandé
	Nariño	Pasto	Transportes Beltrán Ltda.
			Librería los  tres amigos
Central	Cundinamarca	Zipaquirá	Banco Davivienda