ACTIVIDAD 9. Manual de Correspondencia y archivo

 MANUAL DE CORRESPONDENCIA

1 OBJETIVO

El presente manual complementario, tiene como principal objetivo normar el manejo de la

correspondencia recibida y despachada a nivel nacional, para un adecuado control de la misma.

2 ALCANCE

Oficinas a nivel nacional, personal encargado de recibir y digitalizar la correspondencia, todo el

personal al momento de generar correspondencia o comunicaciones internas.

3 RESPONSABILIDADES

Son responsables del funcionamiento y cumplimiento del presente instructivo, la Asistente de

Vicepresidencia Ejecutiva, asistentes de gerencia y todo el personal de las oficinas a nivel

nacional, vinculado a las áreas de recepción, despacho y archivo de correspondencia.

DEFINICIÓN DE MANUAL DE CORRESPONDENCIA

Es mediante el cual se definen las pautas de organización de archivos y correspondencia para las empresas.

 MISIÓN DEL MANUAL DE CORRESPONDENCIA

Gestionar los procesos o programas de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas.

FUNCIONES DEL MANUAL DE CORRESPONDENCIA

- Dar las pautas para la organización del archivo de una empresa

.- Control de Ingreso de la Documentación.

- Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).

- Conservación.

- Servicio y Control de Préstamo de los documentos.

- Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.

PARTES DEL MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

1. INTRODUCCIÓN: en la cual se indica al lector en forma general la razón de ser del documento que tiene ante sí.

2. OBJETIVOS: se resumen los fines que persigue el manual (generales y/o específicos)

3. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD: en lo posible debe ofrecer una información global sobre la entidad, su organigrama y funciones.

4. CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE LOS DOCUMENTOS QUE ELABORA LA ENTIDAD, COMUNICACIONES EXTERNAS: cartas, télex; comunicaciones internas: memorandos, circulares, notas de tramitación, etc.

5. DEFINICIÓN DEL CONCEPTO CORRESPONDENCIA Y SUS CLASIFICACIONES: institucional, personal, confidencial.- Definición y unificación de presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a partir de las normas internacionales o nacionales que existan en cada país.

- Información sobre los niveles jerárquicos con autoridad para la firma de los documentos.- Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa; controles de respuesta y procesos de despacho de las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio interno y/o al externo.

- Manejo, uso y control del fax institucional, definición de legalidad o no de los documentos recibidos por este sistema- Definiciones sobre procedimientos a seguir con la correspondencia de tipo “personal” de los funcionarios.

- Definición del concepto de archivo y sus componentes de acuerdo con la estructura organizativa del mismo.

- Estructuración del sistema de ordenamiento para la clasificación de los documentos de archivo.

- Definición del procedimiento y papelería usada para la conservación de documentos de archivo, y de los medios reprográficos (como la fotocopiadora).

- Definición de los tiempos de conservación de los documentos enmarcados en la TRD, previamente elaborada y aprobada por el comité de administración de documentos.

- Especificaciones sobre transferencias documentales, momentos de realización y lugares de conservación física de los documentos.

- Métodos y procedimientos autorizados para la conservación permanente de documentos de acuerdo con las tecnologías disponibles. Microfilmación, disco óptico, almacenamiento en disco compacto (CD-ROM), etc.

- Métodos y procedimientos autorizados para la destrucción de los documentos de archivo.- Metodologías y procedimientos para la realización, revisión y publicación del manual de correspondencia y archivo, y definición de los integrantes del comité de administración de documentos.- Anexos de formatos y papelería utilizada en todos los procesos contenidos en el manual de correspondencia

PLANILLA PARA EL REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

ALGUNAS NORMAS INTERNACIONALES PARA EL ARCHIVO

1. EL MODELO OAIS

    OAIS, modelo de referencia, fue desarrollado por el Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS), para proporcionar un entorno para la estandarización de la preservación de objetos de todo tipo en el entorno científico. OAIS fue creado con el objetivo de ser ampliamente aplicado para la preservación a largo plazo de cualquier tipo de objeto, no exclusivamente de objetos digitales. El modelo OASIS existe en un nivel de abstracción general, proporcionando un entorno que responde a los requerimientos de conservación a largo plazo, independiente de la implementación que se realice.

2. MoReq2 - Model Requirements for the management of electronic records

Esta especificación describe un Modelo de Requisitos funcionales para la gestión de documentos electrónicos de archivo, destinados a facilitar el diseño y la evaluación de un SGDEA.

3. NEDA - Normas Españolas de Descripción Archivística

Normas profesionales desarrolladas por CNEDA (Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística, creada por Orden del Ministerio de Cultura de 25 de mayo de 2007 (Orden CUL/1524/2007)), y orientadas a favorecer la realización de unas prácticas adecuadas y homogéneas en los procesos técnicos de identificación y descripción de fondos/ colecciones de archivo, así como en la introducción y salida de datos en los SGDEA, facilitando la búsqueda y localización de los recursos archivísticos y el intercambio/comunicación de la información descriptiva.

4. UNE-ISO 15489-1 - Información y documentación - Gestión de documentos - Parte 1: Generalidades

Esta parte de la Norma ISO 15489 regula la gestión de documentos, en todos los formatos o soportes, que producen o reciben las organizaciones, ya sean públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades.

5. UNE-ISO/TR 15489-2 - Información y documentación – Gestión de documentos

Parte 2: Directrices Esta parte de la Norma ISO 15489 es una guía de implementación de la Parte 1 para su uso por parte de los profesionales de la gestión de documentos, proporcionando una visión general de los procesos y factores que se deben tener en cuenta en el cumplimiento de la Norma.

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