viernes, 1 de abril de 2011

ACTIVIDAD 2. Legislación de Archivos

2.2 SÍNTESIS DE LEGISLACIÓN DE ARCHIVOS EN COLOMBIA


CONSTITUCIÓN POLITICA DE COLOMBIA

Art. 8:         El Estado y las personas deben proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.
Art. 15:     Derecho a la intimidad e inviolabilidad de documentos privados.
Art. 20:     Derecho a la Libertad de opinión, de divulgar y recibir información sin censura a través de los medios masivos de comunicación 
Art. 23:   Derecho de petición a las autoridades por interés particular o general, y a obtener pronta resolución.
Art. 27:     Libertad de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra.

Art. 63:     Protección de los bienes de uso público, interés cultural, histórico y  comunitario.
Art. 70:   El Estado debe promover y fomentar el acceso a la cultura colombiana por medio de educación, enseñanza científica, técnica, artística y profesional.  Promoción de la investigación, ciencia y los valores culturales.

Art. 71:     Es deber del Estado la financiación a las empresas que desarrollen y fomenten la búsqueda del conocimiento y la expresión artística libre.
Art. 72:                 El  patrimonio cultural,  arqueológico y otros bienes de esta naturaleza están bajo la protección del estado.
Art. 74:     Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo en los casos que lo establezca la  ley.
Art. 94:     Ampliación de derechos. Los derechos enunciados anteriormente no deben entenderse cómo negación de otros que siendo adjuntos  a la persona humana. 
Art. 95:     Deberes sociales, cívicos y políticos. Proteger  Los recursos naturales y culturales del país y velar por  la conservación de un ambiente sano.
Art. 112: Estatuto de la oposición. Los partidos y movimientos políticos de la oposición que no participen del gobierno podrán ejercer su función crítica frente a éste. Derechos: Acceso a la información y la documentación oficiales de uso  de los medios de comunicación del Estado.
Art. 313: Competencia de  los concejos  municipales  Dictar las normas necesarias para el control, la preservación y defensa del patrimonio ecológico y cultural del municipio.


LEYES Y DECRETOS
Ley 4 de 1913. Obligación de las entidades oficiales de entregar  y recibir inventariados los documentos de los archivos.

Ley 47 de 1920. Protección del patrimonio documental y artístico.

Ley 45 de 1923 art. 99. Conservación de documentos bancarios.

Ley 40 de 1932.   Registros y reformas civiles de las personas.
Ley 14 de 1936.   Aprueba tratado internacional sobre protección
del patrimonio cultural.
Decreto 2527 de 1950. Autoriza el uso de Microfilm en los Archivos
y les da valor probatorio.
Decreto 3354 de 1954.  Restringe adulteración, recorte y doblez de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados.
Ley 163 de 1959.  Protección del patrimonio cultural.
Decreto 264 de 1963.  Reglamenta la ley 163 de 1963 sobre defensa y
conservación del patrimonio histórico, artístico, monumental.
Decreto 960 de 1970. Estará bajo responsabilidad del notario entre otras la elaboración de escrituras y la custodia de los originales de las mismas, de las cuales emitirán copias cuando sean solicitas y con su firma y trámite les dará legitimidad.

Decreto 1260 de 1970.  Estatuto del registro civil de las personas.      
Decreto 2527 de 1950. Autoriza el uso de Microfilm en los Archivos
y les da valor probatorio.
Decreto 3354 de 1954. Restringe adulteración, recorte y doblez de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados.
Ley 163 de 1959Protección del patrimonio cultural.
Decreto 264 de 1963.  Reglamenta la ley 163 de 1963 sobre defensa y
conservación del patrimonio histórico, artístico, monumental.
Decreto 960 de 1970. Estará bajo responsabilidad del notario entre otras la elaboración de escrituras y la custodia de los originales de las mismas, de las cuales emitirán copias cuando sean solicitas y con su firma y trámite les dará legitimidad.

Decreto 1260 de 1970.  Estatuto del registro civil de las personas.
Ley 39 de 1981.   Microfilmación y certificación de archivos.
Ley 23 de 1981. Archivos de las historias clínicas.
 Ley 23 de 1982. Derechos de autor.
Ley 57 de 1985.  Publicidad y acceso a documentos públicos
Ley 63 de 1986. Aprueba tratado que prohíbe importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales.
Decreto 2274 de 1988. Inventario patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos.
Decreto 624 de 1989.  Uso de medios magnéticos en la información tributaria
Ley 80 de 1989.  Crea el Archivo General de la nación de Colombia
Decreto 1777 de 1990. Adopta estatutos y asigna funciones al Archivo General de la  Nación de Colombia.

Decreto 1798 de 1990, Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes.           

Artículo 28. Los comerciantes deberán conservar debidamente ordenados: libros de contabilidad, de actas, de registro de socios y  de acciones los comprobantes de las cuentas, los soportes  de contabilidad y la correspondencia relacionada con  los negocios.

Art. 29. Pérdida extravío o destrucción deberán ser denunciadas ante las autoridades competentes. Tal circunstancia deberá acreditarse en caso de exhibición de los libros junto con la constancia de que los mismos se hallaban inscritos en el registro mercantil.

Art. 30. La reconstrucción de los libros y papeles se deberá hacer  entre los seis meses siguientes tomando como base los  comprobantes de contabilidad, las declaraciones de renta, los balances e informes aprobados por asamblea y junta de socios, los informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.
Art. 31. Término de conservación 20 años o 10 años siempre y cuando se pueda garantizar  la exactitud en la reproducción y conservación en medios micrográficos.
Conservación por el liquidador: cinco años y se creará un fondo   que permita atender los gastos de conservación guarda y destrucción.
Ley 6 de 1992 art 74: Uso y valor probatorio al disco óptico en documentos tributarios.
Decreto 2126 de 1992 Art. 51: Reserva archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Ley 31 de 1992 art 54-55:  Publicidad, reserva y conservación de documentos del Banco de      la República.

Ley 80 de 1993 Artículos 39 y 55 Estatuto de contratación Administrativa.
(Art. 39) Los contratos que celebren las entidades estatales constarán por escrito y no requerirán ser elevados a la categoría    de escritura pública, con excepción de aquellos que impliquen mutación del dominio o imposición de gravámenes o servidumbres o sobre bienes inmuebles y, en general, aquellos que conforme a las normas legales vigentes deban cumplir con dicha formalidad.
(Art. 55) De la prescripción de las acciones de responsabilidad civil contractual.  La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirán en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años.
Ley 44 de 1993. Sobre derechos de autor. Se podrán inscribir en el registro nacional de derechos de autor obras literarias, científicas y artísticas y poderes otorgados para gestionar asuntos relacionados con la ley 23/82.
(Art. 8) Toda obra que sea presentada cómo inédita para efectos de la inscripción en el registro nacional de derechos de autor, sólo  podrá ser consultada por el autor(es) de la misma.

Sanciones: Publicación o reproducción sin autorización del autor(es), inscripción con nombre distinto, por mutilación, texto alterado, deformado o modificado, exhibición pública, distribución por venta o gratuita de ejemplares.
Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico, microfilmación y micrografía Entre otros a los comerciantes en sus archivos. Para tal efecto
Los comerciantes que adelanten tales procedimientos deberán contar con la presencia de un funcionario de la Cámara de Comercio con el fin de que realice un acta que conste la relación de los documentos y la fidelidad con que fueron reproducidos.
Decreto 663 de 1993 art. 96. Estatuto orgánico del sistema financiero.
Decreto 2649 de 1993 art. 123 y 134. Archivos contabilidad general.

 Decreto 856 de 1994 art. 11.  Libros y Archivo del registro único de proponentes de las  Cámaras de Comercio.
(Art. 2) cualquier persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en él, a obtener copia de los mismos, así como a solicitar que le expidan certificaciones sobre las inscripciones, calificaciones y clasificaciones que contenga.
Decreto 1584 de 1994 art. 8. Documentación e información estrictamente indispensable. Parágrafo: Conservación de documentos. Registro proponentes Cámara de Comercio.
Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos originales y uso de ellos.

Ley 190 de 1995 art. 27 y 79. sobre faltas y delitos en archivos. Aprovechar las atribuciones de un cargo para hacer uso indebido de la información tendrá prisión de dos a seis años e inhabilidad para ejercer esas funciones por un término igual al de la primera pena.
Decreto 1382 de 1995. Tablas de retención Documental y transferencias al Archivo General de la Nación de Colombia.

Decreto 1748 de 1995. Archivos laborales informáticos.
Ley 200 de 1995 arts. 40 y 41. Conductas sancionables a servidores públicos sobre archivos.

Decreto 1094 de 1996. Facturas electrónicas.
Decreto 998 de 1997. Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos de orden nacional al sector central de la rama ejecutiva.
 
Ley 270 de 1996 art. 95. Sobre uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en los despachos judiciales.

Decreto 1725 de 1997 art. 54. División de documentación DIAN.

Decreto 1774 de 1997. Certificaciones laborales de empleados.
ACUERDOS DE LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION DE COLOMBIA.

07/94          Aprueba el reglamento General de Archivos.
08/95          Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación de Colombia.
09/95          Reglamenta la presentación de tablas de retención
                     Documental de los organismos nacionales.
12/95          Establece los órganos de dirección, coordinación y asesoría para los archivos departamentales.
002/96        Reglamenta la integración del comité evaluador de documentos de los departamentos.
006/96        Crea e integra el comité evaluador de documentos del
                     Archivo General de la Nación de Colombia.
011/96        Establece criterios de conservación y organización de documentos
2/97             Prórroga el plazo de presentación de las tablas de retención documental de los organismos Nacionales del sector central al Archivo General de la Nación de Colombia.
DISPOSICIONES CONTENIDAS EN CÓDIGOS COLOMBIANOS
 Código de procedimiento civil
Art. 175  Medios de prueba.  Sirven como pruebas, la declaración   de parte, el juramento, el testimonio de terceros, el dictamen pericial, la inspección judicial, los documentos, los indicios y cualquier otro  medio   que   sean   útiles   para   la   formación       del convencimiento juez.

Art. 251 Distintas clases de documentos. Son documentos, los escritos, impresos, planos, dibujos,  cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y en general todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares. Los documentos son públicos o privados.

Art. 252. Documento auténtico. Se resumen auténticos todos los documentos expedidos directamente por su autor.

Art. 253 Aportación de documentos.

Art. 254.  Modificado el valor probatorio de las copias. Las copias tendrán el mismo valor probatorio que el original, en algunos casos excepcionales.
Art. 255. Cotejo de documentos. La parte contra quien se aduzca copia de un documento, podrá solicitar su cotejo con el original,  o a falta de este, con copia auténtica expedida con anterioridad a aquella. El cotejo se efectuará mediante inspección judicial, dentro de la oportunidad para practicar pruebas.
Art. 256. Copias registradas. Cuando la ley exija la inscripción de un documento  en un registro público, la copia que se aduzca como Prueba deberá llevar la nota de haberse efectuado aquella.
 

Art. 257.  Copias parciales. Cuando una parte presente o pida copia parcial de un documento, las demás tendrán derecho para  que a su costa se adicione con lo que estimen conducente del mismo, siempre que lo soliciten dentro de los tres días siguientes  a la notificación del auto que admita la copia presentada o decrete la expedición de la pedida.

Art. 258.  Indivisibilidad y alcance probatorio del documento.  La prueba que resulte de los documentos públicos y privados e indivisible, y comprende aún lo meramente enunciativo siempre  que tenga relación directo con lo dispositivo del acto o contrato

 

Art. 259. Documentos otorgados en el extranjero. Los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de éste o     con su intervención, deberán presentarse debidamente autenticados por el cónsul o agente diplomático de la República.

Art. 261 Documentos rotos ó alterados. Los documentos rotos, raspados o parcialmente destruidos, se apreciaran de acuerdo con las reglas de sana crítica; las partes enmendadas o interlineadas se desecharan,  a menos que las hubiese salvado bajo su firma  quien suscribió o autorizó el documento.
Art. 262. Certificaciones.
1.            Las certificaciones que expidan los jueces conforme a lo dispuesto en el artículo 116.
Las certificaciones que expidan los directores de otras oficinas públicas,  sobre la existencia o estado de actuaciones o
                Procesos administrativos. 
Las certificaciones que expidan los registradores de instrumentos públicos, los notarios y otros funcionarios públicos, en los casos autorizados expresamente por la ley.
Art. 263. Publicaciones en periódicos oficiales. Los periódicos oficiales debidamente autenticados, tendrán valor de copias auténticas de los documentos públicos que en ellos se inserten.
Art. 264 Alcance probatorio. Los documentos públicos hacen fe de su otorgamiento, de su fecha y de las declaraciones que en ellos haga el funcionario que los autoriza.  Las declaraciones que hagan los interesados en escritura pública tendrán entre éstos y sus causahabientes el alcance probatorio señalado por él artículo 258; Respecto de terceros; se apreciarán conforme a las reglas de sana crítica.

Art. 265.  Instrumento público. La falta de instrumento público no puede suprimirse por otra prueba en los actos y contratos en que la ley requiere esa solemnidad, y se mirarán como no celebrados aún cuando se prometa reducirlos a  instrumento público.
Art. 266. Instrumento público defectuoso. El instrumento que no tenga carácter de público por incompetencia del funcionario o por otra falta en la forma, se tendrá como documento privado si estuviere suscrito por los interesados.
Art. 267. Contraescrituras. Las escrituras privadas, hechas por los contratantes para alterar lo pactado en escritura pública, no producirán efectos contra terceros.

Art. 268. Aportación de documentos privados. Las partes deberán aportar el original de los documentos privados.
Art. 269. Instrumentos sin firma. Los instrumentos no firmados ni manuscritos por la parte a quien se oponen, sólo tendrán valor si fueren aceptados  expresamente por ella o sus causahabientes.

Art. 272. Citación para reconocimiento. El que presente un documento privado en original o reproducción mecánica podrá pedir su reconocimiento por el autor, sus herederos, un mandatario con facultades para obligar al mandante en actos  de la misma índole, o el representante de la persona jurídica a quien se atribuye.

Art. 273. Diligencias de reconocimiento. La declaración del citado será recibida previo juramento. Si el documento está firmado a ruego de una persona que no sabía o no podía firmar, ésta deberá declarar si se extendió por su orden, si el signatario obró a ruego suyo, y si es cierto su contenido; cuando el citado no pudiere o no supiere leer, el juez deberá leerle el documento.
.
Art. 279.  Alcance probatorio de los documentos privados. Los documentos privados auténticos tienen el mismo valor que los públicos tanto entre quienes los suscribieron y crearon y sus causahabientes, como respecto de terceros. Los documentos privados desprovistos de autenticidad tendrán el carácter deprueba sumaria, si han sido suscritos ante dos testigos.

Art. 281.  Los asientos, registros y papeles domésticos. Hacen fe contra quien los ha escrito o firmado.
Art. 282.  Notas al margen o al dorso de escrituras. La nota escrita o firmada por el acreedor a continuación, al margen o al dorso de un documento que siempre ha estado en su poder, hace fe en todo lo favorable al deudor.  También la hace la nota escrita o firmada por aquel, a continuación al margen o al dorso del duplicado de un documento, encontrándose dicho duplicado en poder del deudor.



CÓDIGO PENAL

Art. 119 Espionaje. El que indebidamente obtenga, emplee o revele secreto político económico o militar relacionado con la seguridad del estado, incurrirá en prisión de tres a doce años.
Art. 148 La utilización indebida de información privilegiada.
La persona jurídica o natural que utilice información para su beneficio propio  incurrirá en prisión de dos a seis años e interdicción de funciones por el mismo término de la pena principal.
Art. 154 El servidor público que indebidamente.  Dé a conocer documento o noticia que deba mantener en reserva incurrirá en arresto y multa.

Art. 155 El servidor público que utilice. En provecho propio ajeno,
O descubrimiento científico, u otra información y datos legados a su conocimiento en razón de sus funciones y que deban permanecer en secreto incurrirá en prisión, multa e interdicción de funciones. siempre que el hecho no constituya otro delito.
Art. 189. El que con peligro común prenda fuego en cosa mueble  incurrirá en prisión y multa. Si el bien mueble es habitado la  pena aumentará hasta un 50% más de la pena inicial.
Art. 218. El servidor público que ejercicio de sus funciones falsifique documento público que pueda servir de prueba pública, incurrirá en prisión.
Art. 219 Falsedad ideológica en documento público. El servidor público que en ejercicio de sus funciones, al extender documento público que pueda servir de prueba, consigne una falsedad o calle total o parcialmente la verdad, incurrió en prisión.
Art. 220 Falsedad material de particular en documento público.  El que falsifique documento público que pueda servir de prueba incurrirá si lo usa en prisión.
Art. 221 Falsedad de documento privado. El que falsifique documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá, si lo usa, en prisión de uno a seis años. Falsedad en Balances, responsabilidad de revisores fiscales, responsabilidad de contadores, Administradores de sociedades y revisor fiscal. Falsedad en constancias o estados financieros.

Art. 222 Uso de documento público falso. El que sin haber concurrido a la falsificación hiciere uso de documento público falso que pueda servir de prueba, incurrirá
en prisión.

Art. 223 Destrucción, supresión y ocultamiento. de documento público quien hiciera lo anterior con un documento público que pueda servir de prueba incurrirá en prisión.
Art. 224 Destrucción, supresión y ocultamiento.  De documento privado total o parcialmente, quien hiciese lo descrito incurrirá en prisión.
Art. 225 Otros documentos. Los cuadros, dibujos, planos, fotografías, cintas cinematográficas, radiografías, fonópticas, archivos electromagnéticos y registro técnico impreso.
Art. 226. Falsedad personal para obtención de documento público. El que para obtener un documento público, suplante a otro, o se atribuya nombre, estado civil, calidad, profesión, oficio o  condición falsos, incurrirá en prisión.
 


CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL
Art. 164 Procedencia. Cuando se perdiere o destruyere un expediente en curso o requerido para tramitar una acción de revisión, el funcionario ante quien se tramitaba, deberá practicar todas las diligencias necesarias para lograr su reconstrucción.

Art. 165 Copias. Las copias no objetadas del acto procesal realizado en un expediente por reconstruir, probarán su contenido.

Art. 166 Presunción. Las copias de las providencias hacen presumir la existencia de la actuación a que se refieren y las pruebas en las que se fundan.
Art. 248 Medios de prueba. La inspección, la peritación, los documentos, el testimonio, la confección los indicios se tendrán en cuenta al momento de
realizar la apreciación de las pruebas siguiendo las normas de la sana crítica.
Art. 274 Aporte de documentos. Los documentos se aportarán en original o copia auténtica. En caso de no ser posible, se  reconocerán inspección, dentro de la cual se obtendrá copia, si fuera indispensable, se tomará el original y se dejará copia auténtica.

Art. 275 Salvo las excepciones legales. Quien tenga en su poder documentos que se requieran en un proceso penal, tiene la obligación de entregarlos o permitir su conocimiento al  funcionario que lo solicite. Persona jurídica tiene un plazo de 10 días para entregarlos, de lo contrario habrá sanción.
Art. 276 Documento tachado de falso. Cuando el documento tachado de falso se hallare en otro proceso, el funcionario judicial ordenará que se le envíe el original, si lo considera necesario, y lo agregará al expediente. Lo decidido sobre el documento tachado de falso se comunicará al funcionario que conozca del proceso
en que se encontraba dicho documento.

Art. 277 Reconocimiento tácito. Son auténticos los documentos escritos, las reproducciones fotográficas o cinematográficas, las grabaciones fonográficas, las xeroscopias, las fotocopias, el telex y en general cualquier otra declaración o representación mecánica de hechos o cosas, si el sujeto procesal contra el cual se aducen no desconoce antes de la finalización de la audiencia pública, su
conformidad con los hechos o las cosas que se expresan.

Art. 278 Informes técnicos. Los funcionarios podrán requerir a entidades públicas o privadas, que no sean parte en la actuación procesal, informes técnicos o científicos sobre datos que aparezcan registrados en sus libros o consten en sus archivos o en cualquier objeto, destinados a demostrar hechos que interesen a la investigación o al juzgamiento.
Art. 279 Requisitos. Los informes se rendirán bajo juramento  serán motivados, y en ellos se explicará fundadamente, el origen de los datos que se están suministrando.

Art. 280 Traslado. Los informes se pondrán en conocimiento de las partes por el término de tres días para que se puedan solicitar aclaraciones o complementaciones.
Art. 291 Testimonios en audiencia pública. Serán oralmente pudiendo ser recogidos y conservados por cualquier medio electrónico, mecánico ó técnico en general, de tal manera que facilite su examen cuantas veces sea necesario, todo lo cual se hará constar en el acta.

CODIGO DE COMERCIO

Art. 60 CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DECOMERCIO. Los libros y papeles a que se refiere este capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquellos o a la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además ante la Cámara de Comercio donde fueron registrados los libros sé verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros  y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.
Art. 68 EFICACIA ENTRE COMERCIANTES . Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente.   En materia civil, aún entre comerciantes dichos libros y papeles sólo tendrán valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara y completa y siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavorable.
Art. 69. En las cuestiones mercantiles con persona no comerciante los libros sólo constituirán un principio de prueba en favor del comerciante, que necesita ser completado con otras pruebas legales.
Art. 70. En las diferencias que surjan entre comerciantes, el valor probatorio de sus libros y papeles se determinará según varias reglas:
1.                   Si los libros de ambas partes están ajustados a las prescripciones legales y concuerdan entre sí, se decidirá conforme al contenido de sus asientos.
2.                   Si los libros de ambas partes se ajustan a la ley, pero sus asientos no concuerdan, se decidirá teniendo en cuenta que los libros y  papeles de comercio constituyen una confección.

3.                      Si los libros de una de las partes no están ajustados a la ley,  se decidirá conforma a los de la contraparte que los lleve debidamente, si aquella no aduce plena prueba que destruya o   desvirtúe el contenido de tales libros.
4.              Si los libros de ambas partes no se ajustan a las  prescripciones legales, se prescindirá totalmente de ellos y sólo se tomarán en cuenta las demás pruebas allegadas al juicio.
5.              Si una de las partes lleva libros ajustados a la ley y la otra no lleva       contabilidad o no la presenta, se decidirá conforme
     
Art. 619 Los títulos valores son documentos. Necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora. Pueden ser de contenido crediticio, corporativos o de participación, y de tradición o representativos de mercancías.

CODIGO SUSTANTIVO DEL TRABAJO
Art. 39  Contrato escrito. El contrato de trabajo escrito se extiende en tantos ejemplares cuantos sean los interesados.
Art. 41  Registro de ingreso de trabajadores. Los patrones que tengan a su servicio cinco o más trabajadores, y que no hubieren celebrado contrato escrito o no hubieren expedido el carnet, deben llevar un registro de ingreso de trabajadores, firmado por las dos partes, donde se consignarán.

Art. 42 Certificación del contrato. Cuando se ocupen menos de cinco trabajadores y no se haya celebrado contrato escrito. los patronos, a solicitud de los trabajadores, bien directamente o por conducto de las autoridades administrativas del trabajo, deben expedir una certificación del contrato en donde hagan constar,  por lo menos: nombres de los contratantes, fecha inicial de  la prestación del  servicio, naturaleza del contrato y su duración,  si el patrono lo exige, al pie de tal certificación se hará constar la declaración de conformidad del trabajador o sus observaciones.
Art. 46 Contrato a término fijo.  Debe constar siempre por escrito, no será superior a tres años, pero renovable indefinidamente. Si no hay notificación por escrito de terminación por alguna de las dos partes con un mes de anticipación se dará por prorrogado. Término indefinido  inferior a un año, se prorrogará automáticamente sólo por tres períodos. Contratos inferiores a treinta días no requieren preaviso alguno para su terminación.

Art. 264 Archivos de las empresas. 1.  Las empresas obligadas al pago de la jubilación deben conservar en sus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios devengados.
2. Cuando los archivos hayan desaparecido o cuando no sea
posible probar con ellos el tiempo de servicio o el salario, es admisible para probarlos cualquier otra prueba reconocida por la ley, la que debe producirse ante el juez del trabajo competente, a solicitud escrita del interesado y con intervención de la empresa respectiva.
Art. 393 Libros. Todo sindicato debe abrir, tan pronto como haya suscrito el acta de fundación y se haya posicionado la junta directiva provisional, por lo menos los siguientes libros: afiliación, actas de asamblea general, actas de la junta directiva; de inventarios y balances y de ingresos y egresos. Previamente registrados por la autoridad competente.
Cualquier alteración o mutilación de la información acarreará multas y sanciones hasta penales.

LEY 594 DE 2000

Establece reglas y principios para regular funciones archivísticas del estado.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS (S.N.A.)

Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogeneización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y los documentos.

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

Art. 11 Obligatoriedad de la conformación de los archivos
Públicos.   El estado está obligado a la creación .  Organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
Art. 19  Soporte documental.  Las entidades del estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático.

Art. 24 será obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
Art. 25.   El ministerio de cultura, a través del archivo general de la nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las reglas aplicables reglamentaran lo relacionado con los tiempos  de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, laborales, documentos contables y notariales.  

2.3 GLOSARIO PALABRAS DESCONOCIDAS

A

ADUCIR: Presentar o alegar pruebas, razones, etc.

C
CAUSAHABIENTES: Persona que ha sucedido o se ha subrogado por cualquier título en el derecho de otra u otras.

COTEJAR: Confrontar algo con otra u otras cosas; compararlas teniéndolas a la vista.

E
ESTATUTOS: Establecimiento, regla que tiene fuerza de ley para el gobierno de un cuerpo.

I
IMPRESCRIPTIBLES: Que no se puede Preceptuar, ordenar, determinar algo.

INALIENABLES: Que no se puede enajenar.

INTERDICCIÓN: Privación de derechos civiles definida por la ley.

P
PÓLIZAS: Documento justificativo del contrato de seguros, fletamentos, operaciones de bolsa y otras negociaciones comerciales.

PRESCRIPCIÓN: Preceptuar, ordenar, determinar algo.

PRÓRROGA: Continuación de algo por un tiempo determinado.

S
SALVAGUARDA: Defender, amparar, proteger.


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