ACTIVIDAD 6. Gestión Documental

6.1. DEFINICIÓN DE PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

6.2. OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. Resaltar la importancia de los documentos y archivos, como lenguaje natura de la administración pública, para el funcionamiento de la misma.

2. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que la normalización de modelos y formatos para la producción documental.

3. Normalizar la utilización de soportes y equipos de calidad y que a l vez preserven el medio ambiente.

4. Lograr procedimientos efectivos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.

5. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

6. Implementar el desarrollo de procesos  básicos de aplicación de la Tabla de Retención Documental.

7. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

8. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

6.3. PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

5.ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción  de los documentos.

6. CONSULTA DE DOCUMENTOS:  Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

6.4. DOCUMENTO

Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

EJEMPLOS:

-Una carta comercial

-Una fotografía

6.5. MAPA CONCEPTUAL CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

6.6. DOCUMENTO DE ARCHIVO

Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

EJEMPLOS


-Acta de una Reunión



- Informe Ejecutivo

6.7. DOCUMENTO ELECTRÓNICO

El documento electrónico debe entenderse como toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos, con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica.

6.8. SOPORTE DOCUMENTAL

Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. además de los archivos en papel, existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

EJEMPLOS:

- Hojas de vida

- Grabación fílmica