5.1. DEFINICION DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.
5.2. IMPORTANCIA DE LAS TRD
IMPORTANCIA ADMINISTRATIVA
1. Facilitan el manejo de la información.
2. Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
3. Permiten a la administración proporcionar un servicio efectivo.
4. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
5. Garantízan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
6. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
DESDE EL PUNTO DE VISTA ARCHIVÍSTICO
1. Permiten el manejo integral documentos.
2. Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total
3. Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
4. Identifican y reflejan la funciones institucionales.
5. Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos
6. Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la Gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de Gestión
5.3. MARCO JURÍDICO DE LAS TRD
- Ley 594 de 2000, Art. 24 “Obligatoriedad TRD”
- Decreto 1382 de 1995 “Obligatoriedad presentación TRD.”
- Acuerdo 009/2002 del AGN “TRD Mindefensa”
- Acuerdo 047/2002 del AGN “TRD Comando Fuerza Aérea”
- Acuerdo 006/2003 del AGN “TRD Comando General”
- Acuerdo 007/2003 del AGN “TRD Comando Ejército”
- Acuerdo 011/2003 del AGN “TRD Fondelibertad”
- Acuerdo 013/2004 del AGN “TRD Comando Armada”
- Acuerdo 016/2005 del AGN “TRD Policía Nacional”
- Acuerdo 038/2002 del AGN “Elaboración y Aplicación TRD”
- Resolución 0437/2004 MDN “Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental para el MDN, como parte del PGD”.
5.4.ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DE LAS TRD
1.Asegurese de tener en sus manos la Tabla de Retención Documental de su Dependencia.
Las TRD son el instrumento necesario para la organización de los archivos de Gestión.
2. Proceda a conformar físicamente las respectivas series y subseries de acuerdo a lo establecido en las TRD. Conforme sus expedientes por carpetas, teniendo en cuenta los tipos documentales que les corresponde.
3. Ordene la documentación de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encuentre al abrir la carpeta. Rotule cada una de las carpetas.
4. Clasifique los expedientes de las series y subseries en los archivadores de la oficina. identifiquelos.
5.5. CONCEPTOS A TENER EN CUENTA
- COMITE DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
- ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
- DOCUMENTO. Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
- DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
- SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
- TIPO DOCUMENTAL. Unidad Documental Simple.
5.6.CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la
oficina y su conservación temporal, hasta su disposición final.
a continuación se describen cada una de ellas:
1. ARCHIVO DE GESTIÓN.
Es archivo completamente de oficina, es decir que comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras o las que lo soliciten.
El tiempo de permanencia de los documentos en este archivo depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para luego ser trasladadas al Archivo Central.
2. ARCHIVO CENTRAL.
Aquí se agrupan los documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión, de las entidades, cuya consulta no es tan frecuente.
La misión de este archivo es la de facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo con las normas que lo regulen.
3. ARCHIVO HISTÓRICO.
Se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
5.7.CONCEPTOS A TENER EN CUENTA ACERCA DEL CICLO VITAL
INVENTARIO DOCUMENTAL: Es un registro que sirve para indicar la cantidad de expedientes que existe en un archivo, cuyo objetivo es el de poder clasificar correctamente los documentos existentes o nuevos. Además permite determinar el traslado de los documentos en cada una de las etapas del Ciclo Vital.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Es el instrumento técnico en el cual se refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos. Además se fundamenta en las estructura y jerarquías administrativas de la institución con base en el organigrama funcional de la misma.
CONSERVACIÓN TOTAL: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.
ELIMINACIÓN: Supresión, de un documento o archivo, de su ciclo vital
SELECCIÓN DOCUMENTAL: Es el proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total.
MICROFILMACIÓN: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.
5.8.MAPA CONCEPTUAL ACUERDO 039 DE 2002
