ACTIVIDAD 3. Unidad de Correspondencia

 3.1. DEFINICIÓN DE UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa degestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.

3.2. MISIÓN DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Gestionar los procesos o programas de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas.

3.3.FUNICIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

1) Control de Ingreso de la Documentación.

2) Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).

3) Conservación.

4) Servicio y Control de Préstamo de los documentos.

5) Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.

6) Digitalización de los Documentos.

7) Atención de consultas sobre informes estudiantiles.

8) El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables.

3.3.SERVICIOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

    Recepción de correspondencia 

    Radicación de correspondencia

    Distribución de la comunicación al área correspondiente

3.4.MOBILIARIO Y EQUIPOS QUE SE REQUIERE EN LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

EQUIPOS:

* El computador

* La impresora

* El escáner

* El fax

* La fotocopiadora

* El teléfono

* El reloj

* La máquina de escribir

ELEMENTOS DE ESCRITORIO

·      Clips-metálico,

·      Ganchos de cosedora

·      Perforadora

·      Cosedora

·      Carpetas Sobres-Manila, ventanilla, carta, oficio

·       Lapiceros

·      Taja lápiz

·      Borrador Tapete acrílico

·      Cinta mágica

·       Lápiz

·      Sellos – radicado, recibido, despacho, fecha, copia 

·      Cortapapel Hojas papel   

·      guillotina rótulos   

·      archivadores formatos de registro   

·      resaltadores

·      tijeras

·      microfilmadora

·      Saca ganchos

   

ELEMENTOS DE ESCRITORIO

En virtud que las unidades de correspondencia están asignadas para el recibo y envío de documentación; esta debe estar con mobiliarios cómodos y adaptables para la correspondencia estos son algunos de los muebles con los que podemos contar:

Mesas: están diseñadas para un mejor manejo de la correspondencia, la facilidad   de diligenciamiento e formularios o firmas, también sirven para ubicar los equipos y demas elementos pertenecientes a la unidad de correspondencia.

3.5.COMUNICACIÓN OFICIAL

Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado.

 

3.6.TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

3.7. MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Es en cual se explican los procedimiento a seguir para la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades en su función archivística.

 3.8. PARTES DEL MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

1. INTRODUCCIÓN: en la cual se indica al lector en forma general la razón de ser del documento que tiene ante sí.

2. OBJETIVOS: se resumen los fines que persigue el manual (generales y/o específicos)

3. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA ENTIDAD: en lo posible debe ofrecer una información global sobre la entidad, su organigrama y funciones.

4. CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE LOS DOCUMENTOS QUE ELABORA LA ENTIDAD, COMUNICACIONES ESTERNAS: cartas, télex; comunicaciones internas: memorandos, circulares, notas de tramitación, etc.


5. DEFINICION DEL CONCEPTO CORRESPONDENCIA Y SUS CLASIFICACIONES: institucional, personal, confidencial.- Definición y unificación de presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a partir de las normas internacionales o nacionales que existan en cada país.

- Información sobre los niveles jerárquicos con autoridad para la firma de los documentos.- Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa; controles de respuesta y procesos de despacho de las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio interno y/o al externo.

- Manejo, uso y control del fax institucional, definición de legalidad o no de los documentos recibidos por este sistema- Definiciones sobre procedimientos a seguir con la correspondencia de tipo “personal” de los funcionarios.

- Definición del concepto de archivo y sus componentes de acuerdo con la estructura organizativa del mismo.

- Estructuración del sistema de ordenamiento para la clasificación de los documentos de archivo.

- Definición del procedimiento y papelería usada para la conservación de documentos de archivo, y de los medios reprográficos (como la fotocopiadora).

- Definición de los tiempos de conservación de los documentos enmarcados en la TRD, previamente elaborada y aprobada por el comité de administración de documentos.

- Especificaciones sobre transferencias documentales, momentos de realización y lugares de conservación física de los documentos.

- Métodos y procedimientos autorizados para la conservación permanente de documentos de acuerdo con las tecnologías disponibles. Microfilmación, disco óptico, almacenamiento en disco compacto (CD-ROM), etc.

- Métodos y procedimientos autorizados para la destrucción de los documentos de archivo.- Metodologías y procedimientos para la realización, revisión y publicación del manual de correspondencia y archivo, y definición de los integrantes del comité de administración de documentos.- Anexos de formatos y papelería utilizada en todos los procesos contenidos en el manual de correspondencia

3.9.DIFERNCIA ENTRE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

CORRESPONDENCIA. Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.