ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS: ACTIVIDAD 7. Recepción Documental

7.1. DEFINICIÓN

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

7.2. LEGISLACIÓN PARA LA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Constitución Política

Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.

Decreto 2150 de 1995.

Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

7.3. ACTIVIDADES

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

- Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros.

- Recibo de documentos oficiales.

- Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.

- Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

1. RADICACIÓN DE DOCUMENTOS

- Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

- Impresión de rótulo de la radicación.

- Registro impreso de planillas de radicación y control.

2. REGISTRO DE DOCUMENTOS

- Recibo de documentos oficiales.

- Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.

- Constancia de recibo.

- Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

- Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.

- Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados

7.4. FLUJOS GRAMAS RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS